FAXDMのデメリットと対策①クレーム対応策

こんにちは。
株式会社シーオンのFAXDMサポートスタッフです。

FAXDMサービスは非常に効果の高い施策でありますが、逆にデメリットもあります。
こういったデメリットも事前に知っておく事で、安心してご利用いただければと思います。

■FAXDMを配信するとクレームが発生する可能性がある

FAXDMは約10年以上前から日本に登場し、また電話営業、飛び込み営業、郵送DM、ポスティングなどに比べても
比較的コストが安く簡単に始められることから、個人事業、中小・零細から大企業まで
幅広いユーザー様にご利用いただいております。

ただ他の媒体と比較すると、受け手側のFAX機のトナーや紙を使用する事で
受け手の負担が発生し、その点からクレームが発生する可能性があります。
原稿のフッターに「□今後の配信停止を希望」といった停止希望FAXを受け付けると
おおよそ1-5%程度の停止依頼のFAXが届きます。
基本的には対企業ですので、停止依頼の連絡は丁寧な方がほとんどですが
稀に「紙代の弁償」「今から謝罪に来い」といったようなハードクレームが発生する可能性もあります。
これから初めてFAXDMを検討されている方は、心配される方もいらっしゃると思います。
特にハードクレームとなる原因を作らない取り組みで合ったり、施策が必要です。
しっかりした対応を行えば、こういったトラブルの発生を限りなく抑えられますのでご安心いただければと思います。
また弊社では、配信停止依頼のFAXを弊社では無料代行しておりますので、ぜひご利用ください。
対応策として、下記のポイントを実施していただければと思います。

【１】配信停止依頼フォームを設置する

・原稿の最下段に、今後の配信停止を受け付けるフォームの設置が必要です。
「□今後FAX案内不要」などの配信停止希望フォームの設置が重要です。
停止依頼フォームを設置する事で、今後のFAXDMを止めたい方はほとんどFAXで連絡をいただくことができます。
一般的にこちらを設置しないと、すべて電話で停止依頼を受け付ける事になりますので、ご注意ください。
また弊社では無料の配信停止依頼代行サービスがありますので、ぜひご利用ください。

【２】停止依頼のあった宛先には絶対に配信しない

・1度配信停止依頼のあった番号には、2度と配信してはいけません。
特に以前に停止依頼を受けたのに、再度FAXDMを配信してしまうとハードクレームになる可能性があります。
停止依頼のあった企業様のFAX番号はエクセルファイルに一覧で登録し、
次回以降停止リストをお持ち込みいただければ、配信停止処理いたします。
自社でこういったリストの作成等を行うのはかなり大変ですので、
弊社の無料の配信停止依頼代行サービスをご利用いただいた方が良いと思います。

【３】原稿は1枚にまとめる、写真を使わない

・知らない企業から複数枚届くと、それだけ受け手に負担を掛けることになります。
また興味のない方に届いてしまう場合には、クレームとなってしまう可能性があります。
特に写真付き原稿は受信するFAX機のトナーを多く利用するのでクレームになる可能性が高くなります。

【４】個人宅へFAXしない

・個人宅向けへのFAXDMは、法律で規制されています。
トラブルを回避するためにも、個人宅向けへのFAXDMはやめた方が良いです。
※法人向けのFAXDMは規制対象外
2017年12月施行
特定商取引に関する法律の一部を改正する法律

【５】FAXリストの更新頻度を高める

・毎年約 1 万社倒産、約 11 万社の新規設立、法人リスト全体でも年間約 20％に変動があります。
これほど多くの移転・廃業・設立がある為、更新頻度・精度が高くなくては、誤ったところへFAXが届いてしまいます。
自社リストを使う時も、半年以上前のリストは使用を避けた方が良いでしょう。
どんなに安くFAXDMを利用しても、誤ったところにFAXしては反響が出るどころか、相手に迷惑を掛けクレームを生むだけです。
どんなに良い商品・サービスでも間違った企業へアプローチしていては、迷惑なだけです。
電話帳の使いまわしリストや更新頻度の低いリストは避け、鮮度の高い企業リストを使う事が重要です。